Przygotowanie spotkania w celach zawodowych jest obecnie jedną z najlepszych form przekazywania specjalistycznej wiedzy. Aby zorganizować naprawdę dobrą konferencję powinniśmy pamiętać o kilku istotnych elementach.
Po pierwsze należy znaleźć odpowiedni lokal, który musi spełniać należyte wymagania. Takie pomieszczenie powinno mieć powierzchnię dopasowaną do ilości zgromadzonych uczestników, a także prawidłową cyrkulację powietrza. Podczas kilkugodzinnego spotkania gościom konferencji może szybko zabraknąć tlenu, a co za tym idzie, stracą koncentrację.
Kolejnym elementem przy organizacji takiego spotkania jest właściwe ułożenie miejsc siedzących w sposób umożliwiający dobrą widoczność przedstawianych materiałów. Organizacja konferencji powinna być przygotowana także pod względem technicznym. Dzień przed spotkaniem należy się upewnić, że wszystkie urządzenia są odpowiednio podłączone i nie doprowadzą do kompromitacji przemawiającego. W trakcie przebiegu zebrania biznesowego należy zwrócić szczególną uwagę, czy każdy z uczestników dostał przewidziane materiały.
Przygotowując sam program konferencji trzeba koniecznie dostosować ją do odbiorców. Jeśli są to dziennikarze, należy dołożyć wszelkich starań, aby temat i przebieg spotkania był dla nich interesujący. Jeśli jednak posiedzenie skierowane jest do specjalistów z danej dziedziny powinniśmy skupić się, na jakości i ilości przekazywanych informacji.