Konferencje to bardzo ważne wydarzenia w każdej firmie, zarówno ze względów wizerunkowych jak i biznesowych. To doskonała okazja to zaprezentowania swojej działalności oraz oferowanych usług potencjalnym klientom oraz kontrahentom.
Organizacja konferencji to jednak nie taka prosta sprawa, jak może się wydawać. Cały event musi zostać rozplanowany w najdrobniejszych szczegółach.
Pierwsze pytanie które trzeba sobie postawić brzmi – kto będzie gościem naszego wydarzenia? Czy skupiamy się na wąskim i starannie dobranym gronie, do którego chcemy dotrzeć z naszym przekazem? A może zależy nam na imprezie otwartej, na której pojawić będzie się mógł każdy zainteresowany? To pytanie podstawowe i tylko znając odpowiedź możemy przystąpić do dalszego planowania. Liczba i charakter gości pozwoli nam wybrać odpowiednie miejsce – kameralne i przytulne lub takie mogące pomieścić tłumy. Wiemy też, czy postawić bardziej na prestiż, czy na komfort. Warto, oprócz słuchaczy i uczestników, zaprosić także gości niezależnych, ekspertów którzy wciągną uczestników do dyskusji. Jeśli tych ostatnich nie ma zbyt wielu opłaca się zainwestować w drobne podarunki, które będą przypominać o naszej firmie. Nie może oczywiście zabraknąć posiłku – po podróży każdy chętnie zje coś ciepłego. Opisane powyżej zagadnienia są oczywiście bardzo powierzchowne, dlatego jeśli nie mamy odpowiedniego doświadczenia czasami najlepszym wyjściem jest skorzystanie z usług odpowiednich agencji. Zyskujemy wtedy spokój i nierzadko wymierne oszczędności finansowe.